日常点検の電子化で業務効率を大幅アップ！具体的な方法とは？

企業が日常的に行う点検業務は、その量や頻度に応じて膨大な作業となり、管理が煩雑になりがちです。そんな中、点検業務の電子化が注目を集めています。この記事では、日常点検の電子化による業務効率の向上と、その具体的な方法・導入ステップを解説します。

日常点検表の電子化のメリット

点検表電子化におけるよくある課題と解決方法

電子化には多くのメリットがありますが、導入時に直面しがちな課題もあります。ここでは、よくある課題を紹介します。

変化への抵抗

新しいシステムを導入する際、変化への抵抗は避けられない課題の一つです。作業者は、現行の業務フローに慣れており、新しいシステムに対して不安や懸念を抱くことが少なくありません。特に、使い方を習得するまでに時間がかかると感じる場合や、従来の方法に愛着がある場合は、抵抗が大きくなる傾向があります。

システムの安定性

点検業務の電子化において、システムの安定性は非常に重要です。不安定なシステムは、点検作業の遅延や中断を引き起こし、業務全体の効率が落ちるリスクがあります。
安定したシステムの選定と定期的なデータバックアップ、強固なセキュリティ対策が必要です。

コストの問題

電子化には初期投資やシステム導入のコストがかかるため、コスト面の問題は導入を検討する企業にとって大きな懸念事項となります。特に、小規模企業や予算の限られた部署にとっては、費用対効果を見極めることが重要です。

導入する場合は、電子化による長期的なコスト削減効果と初期投資のバランスをよく考える必要があります。

日常点検の電子化の具体的なステップ

電子化を成功させるためには、計画性が必要です。ここでは、日常点検の電子化を進めるための具体的なステップを解説します。

現状分析と目標設定

まずは現在の点検業務の現状を分析し、どの部分を効率化したいのか、明確な目標を設定します。点検作業のボトルネックや無駄な作業を洗い出し、どのデータやプロセスを電子化すべきかを判断します。この段階では、具体的なKPIや達成目標も設定します。

要件定義

次に、システムに必要な機能を定義します。点検業務における操作フローや、どのようなデータを管理し、共有する必要があるのかを明確にします。また、使用する端末やデバイスとの互換性、現場でのネットワーク環境など、技術的要件も含めた定義が行われます。

試験導入

システムを小規模に試験導入し、現場での使い勝手や業務にどの程度フィットするかを確認します。この段階では、実際に従業員が使用しながら操作性や業務フローへの影響を評価します。問題点があれば修正し、導入後の運用に向けて改善を行います。

本格導入

試験導入の結果を踏まえて、システムを全面的に導入します。すべての拠点やデバイスでシステムが円滑に動作することを確認し、業務がスムーズに進行するようにします。ここでは、システム運用のルール整備や、データ共有体制の確立が求められます。

継続的な改善

システム導入後も、業務の効率化をさらに追求するために定期的なフィードバックと改善が必要です。現場の声を聞きながら、システムの機能改善やプロセスの最適化を継続的に行います。

点検電子化による効率化の成功事例

製造業やインフラ業界など、さまざまな分野で点検業務の電子化が行われています。SAYコンピュータが提供する「See-Note」の導入事例も交えながら、日常点検の電子化がどのように業務改善に貢献しているか見ていきましょう。

製造業

製造業では、多種多様な設備や製品の品質管理を維持するために日常的な点検が必要です。

「See-Note」を導入されているお客様も、X線検査や測定器などの情報管理を電子化し、作業のスピードアップと品質向上、点検業務の信頼性向上につながっています。

電力業界

電力業界では、設備の安全性を維持するために、厳格な点検業務が必要不可欠です。

「See-Note」は、発電設備の保守・点検現場でも、ガス導管検査・ガス立会い巡回、地境検査・鉄塔検査、ネットワーク機器、設備ドローン画像検査などの成績書を自動作成しています。

インフラ業界

インフラは、社会や産業、国民生活を支える基盤です。その品質を維持するために定期的なメンテナンスと点検が欠かせません。

「See-Note」は、現場毎の作業進捗の見える化、検査成績書や写真台帳作成の自動化で、インフラ業界の仕事のプロセスや働き方変革に貢献しています。

エレベーター点検

エレベータは安全かつ安定した稼働を維持するために、定期的な点検と保守が不可欠です。

「See-Note」は、成績書の自動作成、現場から直接報告、図面・マニュアルのタブレット化などが可能です。

シャッター点検

シャッターは、お客様自身による自主点検が法律でも義務づけられています。

「See-Note」はシャッターやドア・パーティション、エクステリア完成検査に活用されています。

橋梁点検

橋梁は、構造物の長期的な安全性を確保するために、定期的な点検とメンテナンスが必要です。

「See-Note」は、高速道路の管理情報共有に活用されています。

セキュリティの対策事項

電子化には効率化の利点がありますが、セキュリティ対策も欠かせません。

データの暗号化

電子化におけるセキュリティ対策の中でも、最も重要な対策の一つがデータの暗号化です。暗号化を施すことで、万が一データが漏洩した場合でも、内容が解読されるリスクを抑えることができます。

アクセス制御

アクセス制御を適切に行うことで、必要な人だけが必要なデータにアクセスできる環境を作ります。例えば管理者はすべてのデータにアクセスできる一方で、現場担当者は、関連する情報のみアクセス可能にすることで、情報漏洩や誤操作のリスクを抑え、データ管理を効率化できます。

データバックアップ

データの紛失やシステム障害に備えるためには、定期的なデータバックアップが不可欠です。特に、点検業務においては、過去の点検履歴や重要な設備情報を保管しておくことが、後のメンテナンス計画や問題発生時の迅速な対応に直結します。

まとめ

日常点検を電子化することで、業務の効率化はもちろん、データ管理の一元化やセキュリティの強化といったさまざまなメリットが得られます。

SAYコンピュータが提供する「See-Note」は、各業界に対応した柔軟なシステムを提供し、紙ベースの作業を大幅に効率化するだけでなく、データの精度向上や分析にも貢献します。